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3.6.1 办公自动化系统的概念

3.6.1.1 办公活动

• 定义：处理群体公务的活动，具体地说，办公活动就是抄写、打字、发布文件、传达批示、批阅文件、安排日程表、开会、分析、判断、决策等。
• 涉及的信息类型：
• • 数据：各种计算数据和原始数据，以数值型为主
• • 文字：指用各种语言文字所表示的文件、公文、信函、报告、电报等
• • 声音：指用声音形式表达的各种信息、命令、指示、通知、电报等
• • 图形：指静态的图形。如各种产品样本、照片、图案、图表、文件上的公章及首长亲笔签字等
• • 图像：指动态的图形。如电视转播、电视会议、闭路电视图像等。
• 4类人员：
• • 主管人员（领导）
• • 专业人员：从事技术、财务、销售等专门工作
• • 秘书：协助主管人员或专业人员，进行一些日常工作处理。（如接电话、收发信函、接待来访、约定会晤时间等）
• • 办事员：帮秘书做复印文件、邮寄、归档等具体事务工作。
• 这4类人主要承担的工作有：
• • 处理数据：如编制定期的报表，准备会议用的数字材料等，这些工作有的是手工处理，有的是在计算机上处理，其中一部分便是事务处理系统的任务。
• • 文字处理：包括起草、修改、审阅分发、收缴文件报告或者函件、通知等。
• • 分类归档：不论数据报表还是文字报告文件的存储，都有分类归档保存以备日后查询的需要。一般都设专人管理。
• • 沟通：办公室人员要花很多时间在开会和打电话上，个人独自思考和读、写文件时间反而很少。
• • 决策：
• • • 主管人员：是其基本任务
• • • 专业人员：对具体问题做出决定，或辅助主管人员做出决定。

越是底层人员则承担前两三项的任务越多，高层人员则集中在后两项工作上。

3.6.1.1 办公自动化的概念

• 概念：办公自动化系统（Office Automatic System，OAS）就是办公信息处理手段的自动化。
• • 可以解决包括数据、文字、声音、图像等信息的一体化处理问题
• • 是一个集文字、数据、语言、图像为一体的综合性、跨学科的人机信息处理系统。
• • 以先进的科学技术为基础
• • 利用有关办公自动化设备协助办公人员管理各项办公信息
• • 利用资源以提高办公效率和办公质量
• 四大支柱学科：计算机技术、通信技术、系统科学（理论基础）、行为科学（主导）

3.6.2 办公自动化系统的功能

3.6.2.1 事务处理

• 概述：把大量、繁杂、反复性强的事务交由有关的设备及相应的软件来完成，以提高效率、节省人力
• 分为单机处理系统和多机处理系统(通信、信息共享)

3.6.2.1.1 单机系统

   主要任务：

• 文字处理
• • 完成各类文件、报告、通知等书面材料的起草、修改、编辑及存储，并能通过相应的输出设备输出符合需求、排版精美的书面文本
• 日程安排
• • 为各级办公人员或某一部门安排活动日程工作计划，具有自动提醒、提示、警告等能力
• 文档管理
• • 对各类文件档案资料收发登录，处理领导批示、检阅登记、分类存储、建立目录、主题词等索引，方便查询，并有行文追踪的随机查询和自动提示的功能
• 电子报表
• • 能对各种数据进行报表格式处理并对各种报表格式的数据进行输入、加工、计算及输出
• 数据处理
• • 能对各种办公数据进行数据采集、计算和存储，主要是利用数据库管理系统来构造小型办公事务处理数据库。

3.6.2.1.2 多机系统

   主要功能：

• 电子会议
• • 包括会议日程安排、资料查问、发言记录、会议纪要等
• 电子邮件
• • 利用计算机及其网络系统对各种公文、信函、报表和资料进行编辑、加工、收发、存储及传递，实现无纸办公
• 语音处理
• • 利用电子设备对语音进行识别、合成、存储并传输，如电话会议、语音信箱等
• 图形图像处理
• • 对办公事务中的图形(静态)、图像(动态)进行输入、加工、传输和输出，如电视会议、图形扫描、文字传真等
• 联机情报检索
• • 对国内、国际上的大型综合情报资料数据库进行联机检索，以获得所需相关领域的信息。

3.6.2.2 信息管理

• 对信息流的控制管理是每个办公部门最本质的工作
• 包括：信息的收集、加工、传递、交流、存取、提供、分析、判断、应用和反馈
• 由企业中层管理人员完成
• 可称为“管理型办公系统”
• • 能将事务型办公系统中各项孤立的事务处理通过信息交换和共享资源联系起来，获得准确、快捷、及时、优质的功效
• • 是一种分布式的处理系统，具有计算机通信和网络功能。

3.6.2.3 辅助决策

• 可称为决策型办公系统
• 以经理型办公系统提供的大量信息作为决策工作的基础，建立起能综合分析、预测发展、判断利弊的计算机可运行的决策模型
• 根据原始数据信息，自动做出比较符合实际的决策方案
• 由企业高层领导人及其“智囊团”来完成

3.6.3 办公自动化系统的组成

3.6.3.1 计算机设备

• 包括：主机系统、终端设备、外部设备
• 主机系统：
• • 需要高速处理器、大容量存储
• • 作用：连接各种终端以及远程工作站
• 终端设备：
• • 办公室内
• • 工作人员使用，提供用户界面
• 外部设备：
• • 包括：输入设备、输出设备

3.6.3.2 办公设备

• 包括：
• • 电话机、传真机、电传机、复印机和轻印刷设备
• • 各种大容量存储介质(如光盘、缩微胶片等)
• • 电子会议支持设备(如闭路电视、投影仪等)等。

3.6.3.3 数据通信及网络设备

• 能连接各远程结点，便于快速处理数据，及时上传下达。

3.6.3.4 软件系统

• 系统软件：
• • 作用：提供应用软运行的系统支持
• • 如：操作系统软件、网络系统软件等
• 专用软件：
• • 各项办公信息、事务处理和管理的专用程序
• 支持软件：
• • 作用：辅助专用软件完成相应的管理工作
• • 如：文字处理软件、数据库管理系统、电子邮件支持软件、图形图像处理软件等